Comment organiser une conférence : comment s’y prendre ?

En communauté et dans le monde de l’entreprise, la communication et la planification ont une importance capitale.

Dans cette optique les conférences jouent un rôle majeur dans l’évolution et l’amélioration de la vie en société, mais souvent la préparation d’une conférence s’accompagne de plusieurs difficultés qu’il faudra surpasser. Heureusement ce n’est pas impossible.

Comment préparer le contenu de votre conférence ?

Après avoir choisi le sujet à débattre de votre conférence, préparez-la !

Réunissez les informations (s’assurer de leur fiabilité) et notez tout.

Faire le plan de travail et pointer ce que vous voulez communiquer comme information à votre audience, afin de ne pas vous éloigner du sujet le moment venue.

Évitez le plagiat, si vous devez reprendre une phrase ou un passage d’un document qui n’est pas votre, mentionnez la source.

Préparez votre argumentaire et ce que vous devez dire, pour convaincre, par des explications précises.

Soyez direct, ne tournez pas autour du pot, vos invités pourraient mal comprendre où vous voulez en venir si vous vous attardez trop.

Maîtrisez votre sujet de fond en comble. Explorez toutes les possibilités et répondez aux questions que votre public pourrait se poser.

A la fin de votre conférence, ouvrez la possibilité à un débat. Laissez les gens présents vous poser des questions et critiquer votre prestation, cela peut vous être utile pour corriger des fautes dans l’éventualité ou il y en a (personne n’est parfait) et de vous améliorer pour que la prochaine fois vous ne répétiez pas les mêmes erreurs.

Comment bien organiser votre environnement ?

Après avoir préparé le contenu de votre conférence, il faut maintenant passer à l’étape suivante :

Choisissez l’endroit ou vous voulez faire votre conférence, un endroit qui peut être facile à trouver et accessible pour tout le monde. Assez grand pour regrouper toutes les personnes qui devraient venir (cela dépendra du nombre de personnes invitées) tout cela en fonction de votre budget bien sur.

Choisir la date et l’heure qui vous conviendront et qui pourront convenir au maximum de personnes.

Indiquez le temps que prendra votre conférence.

Si les invitations à votre conférence doivent s’acheter, décidez du prix et de l’endroit où ils doivent être vendus.

La dernière étape ici consiste à vous faire de la publicité. Ce ne sont pas les moyens qui manquent :

• Les réseaux sociaux sont la clé ! Partagez au maximum votre événement et les internautes se chargeront de la suite (la vitesse à laquelle les informations circulent sur internet est fulgurante).
• Le bouche-à-oreille pourrait beaucoup aider aussi.
• Placer des affiches et distribuer des tracts.
• Vous pouvez aussi faire une annonce dans le journal.

Comment se préparer soi même ?

Préparez ce que vous allez porter à l’ avance, cela peut paraître comme un détail insignifiant mais le moment venu, ça vous sauvera la vie.

Faites des essais devant votre miroirs.

Et surtout préparez-vous mentalement pour ne pas stresser le moment venu (même si, il ne faut pas se mentir, le stress est obligatoire, mais au moins minimisez les dégâts). Apprenez à maîtriser votre stress et votre peur et surtout soyez agréable et souriant durant votre présentation.

Si vous suivez ces étapes il n’y a pas de raison pour que votre conférence se déroule mal, mais n’oubliez pas, il ne faut pas laisser à la dernière minute, commencez à préparer votre conférence et votre présentation plusieurs semaines à l’avance. Même chose pour la publicité, pour toucher le maximum de personnes, prenez-vous à l’ avance.